סריקת כרטיסים לאירועים: עם חיבור לאינטרנט וגם בלעדיו
מדריך מעשי למפיקי אירועיםבכניסה לאירוע הצוות שלכם צריך תהליך פשוט: לסרוק את הכרטיס, לבדוק את התוצאה ולהכניס את המבקר. TicketTool מחברת סריקת כרטיסים ובקרת כניסה למלאי הכרטיסים שלכם, באמצעות טלפון, טאבלט או סורק ייעודי. אפשר להכין הרשאות לצוות, להוריד נתוני כרטיסים לעבודה ללא אינטרנט ולעקוב אחר התקדמות הכניסה.
בתיאטרון, בהופעה, במועדון או בפסטיבל, מכירת הכרטיסים ובקרת הכניסה צריכות לעבוד יחד. אפשר גם לייבא כרטיסים שנמכרו במערכת אחרת ולבדוק את הקודים שלהם באמצעות TicketTool.
מתכננים את בקרת הכניסה לאירוע?
נבחן יחד את הציוד, הרשאות הצוות, הכרטיסים החיצוניים וההיערכות למצב שבו החיבור לאינטרנט אינו אמין.
איך סורקים כרטיסים בטלפון?
צוות הכניסה פותח את אפשרות הסריקה באפליקציה וסורק את קוד ה-QR או הברקוד שעל הכרטיס. המבקרים יכולים להציג כרטיס מודפס או כרטיס על מסך הטלפון. הקוד צריך להיות קריא ולהופיע במלאי הכרטיסים הזמין: קורא QR כללי אינו מערכת לאימות כרטיסים.
תוצאת הסריקה עוזרת למפעיל להחליט אם לאפשר כניסה או להעביר את הכרטיס לבירור. כדאי להקצות איש צוות נפרד לטיפול בשאלות על הזמנות, כדי שכרטיס שדורש בדיקה לא יעצור את התור הראשי.
הרשאת סריקה בלבד למתנדבים ולצוות זמני
מתנדבים, סטודנטים ועובדים זמניים בכניסה יכולים לקבל את תפקיד Scanner. הם יכולים לסרוק כרטיסים בלי גישה לנתוני מכירות או לניהול לקוחות. אין צורך לתת לכל מפעיל בכניסה הרשאות מנהל מלאות.
אפשר לשלוח לצוות דוא״ל לפני האירוע, למשל יום קודם, עם מידע על ההתקנה וההגדרות. קוד QR בהודעה משמש לאישור הגישה לאפליקציה. זהו אמצעי הזדהות של איש הצוות, ולא כרטיס כניסה של מבקר.
בקשו מהצוות להתקין ולהגדיר את האפליקציה מראש. בדיקה קצרה לפני האירוע חוסכת התעסקות בהתקנה ובהזדהות בזמן שהקהל ממתין.
סריקה ללא אינטרנט כשאין Wi-Fi או קליטה סלולרית
לא בכל אולם יש חיבור אמין לאינטרנט. אפשר להוריד מראש את נתוני הכרטיסים לטלפון ולבדוק כרטיסים ללא חיבור פעיל לאינטרנט מול הנתונים שנשמרו.
הורידו או רעננו את הנתונים סמוך ככל האפשר לפתיחת הדלתות, כל עוד יש חיבור זמין. הורדה מוקדמת אינה כוללת אוטומטית מכירות או שינויים שבוצעו לאחר מכן. אם הזמנה בוטלה והכרטיס הוצע שוב למכירה, קוד ה-QR התקף שלו עשוי להשתנות.
המלאי השמור משקף נקודת זמן מסוימת. הגדירו מראש כיצד מטפלים במכירות מאוחרות, בביטולים ובסנכרון הנתונים בין המכשירים. ללא תקשורת בין המכשירים, אין להניח שהטלפון כבר יודע אילו כרטיסים נסרקו בכניסה אחרת.
סריקת כרטיסים בטאבלט, במחשב או בסורק ייעודי
לצד סריקה בטלפון, TicketTool תומכת בתהליכי עבודה עם טאבלט או מחשב המחוברים לסורק QR או ברקוד. התאימו את הציוד למבנה הכניסה, לתאורה, לעומס ההגעה הצפוי ולחיבור הזמין.
בהופעות גדולות אנחנו ממליצים להשתמש בסורקים ייעודיים בעמדות הכניסה המרכזיות. מצלמת טלפון עלולה להזדקק ליותר זמן כדי לקרוא קוד בתאורת ערב חלשה. טלפונים עדיין שימושיים לאירועים קטנים, לעמדות נוספות ולסיוע נייד.
בדקו את הציוד עם כרטיסים מודפסים ועם מסכי טלפון בתנאי התאורה של המקום. בהירות המסך, השתקפויות והדפסה פגומה עלולות להשפיע על הסריקה. אל תתכננו את קיבולת הכניסה על סמך הנחה של יתרון מהירות קבוע.
ייבוא כרטיסים חיצוניים בקובץ CSV וסריקת הקודים המקוריים
גם כאשר הכרטיסים נמכרים בפלטפורמה אחרת, אפשר להשתמש ב-TicketTool לבקרת כניסה. צרו באירוע קטגוריית מחיר נפרדת, למשל External Tickets, והעלו אליה קובץ CSV עם הכרטיסים החיצוניים.
לאחר הייבוא, המערכת יכולה לאמת את קודי ה-QR או הברקודים שנשמרו. הקוד חייב להופיע במלאי שיובא; עצם הסריקה אינה מחברת אוטומטית את TicketTool למסד הנתונים של הספק האחר.
ודאו מראש מהו מבנה קובץ ה-CSV הנדרש ובדקו כמה כרטיסים מקוריים לפני האירוע. הגדירו כיצד מכירות מאוחרות וביטולים בפלטפורמה החיצונית יתעדכנו במלאי שלכם. TicketTool תומכת גם בייצוא נתוני כרטיסים לצורך העברתם למערכות אחרות.
הגדרת חלון הזמן לסריקת כרטיסים
אפשר להגדיר כמה זמן לפני תחילת האירוע מותר לסרוק כרטיסים וכמה זמן אחרי תחילתו הסריקה נשארת זמינה. כך אפשר להתאים את חלון הסריקה לשעת פתיחת הדלתות ולמדיניות הכניסה למאחרים.
בדקו את החלון יחד עם שעת תחילת האירוע. כרטיס תקף לא צריך לגרום לבלבול מיותר רק מפני ששעות הסריקה שהוגדרו אינן תואמות לשעות הכניסה בפועל.
טיפול בסריקה חוזרת בטעות בלי לספור כניסה נוספת
מבקר שמציג כמה כרטיסים בטלפון עלול להשאיר בטעות את אותו קוד על המסך. ב-TicketTool אפשר להגדיר פרק זמן קצר לסריקה חוזרת: למשל, סריקות של אותו כרטיס בתוך 15 שניות יכולות להיחשב לסריקה אחת.
כך מצמצמים בירורים מיותרים בגלל סריקה חוזרת בטעות. ההגדרה אינה מאפשרת להכניס כמה אנשים עם כרטיס אחד ואינה אישור כללי לכניסה חוזרת. על המפעיל לוודא שהמבקר הבא מציג את הכרטיס הבא.
אפשר גם לבחור אם הקוד יופיע בכרטיס פעם אחת או פעמיים. הצגה אחת יכולה למנוע מצב שבו מבקר טועה לחשוב שהקוד הקטן והקוד הגדול הם שני כרטיסים שונים. מידע נוסף נמצא במדריך לפורמטים ולשליחת כרטיסים.
נתוני כניסה באפליקציה של מנהל האירוע
מפיקים יכולים לעקוב אחר מספר הכרטיסים שכבר נסרקו ואחר שיעורם מתוך כלל הכרטיסים. מנהלים יכולים לצפות בנתונים באפליקציה בלי לפתוח מחשב.
המידע מסייע לתיאום בין צוות הכניסה, צוות האולם ומנהל הבמה. נתון כמו 90 אחוזים שכבר נכנסו הוא מדד להתקדמות, ולא הוראה אוטומטית להתחיל במופע. כאשר מכשירים עובדים ללא אינטרנט, יש להביא בחשבון אילו נתונים כבר סונכרנו.
תצוגת המנהל נפרדת מהרשאת הסריקה בלבד. צוות זמני בכניסה אינו זקוק לגישה לדוחות כדי לבצע את עבודתו.
היסטוריית סריקה חיה ונתוני כניסה בממשק הניהול
בממשק הניהול אפשר לראות כמה כרטיסים נמכרו, כמה כבר נסרקו וכמה עדיין לא נסרקו. הרשימה החיה מתעדכנת כאשר מתקבלות סריקות ומציגה את השעה, את איש הצוות שסורק והאם הסריקה נעשתה באפליקציה.
הדוגמה מציגה את אותו אירוע בדיקה בשלב מאוחר יותר: כעת נסרקו 4 מתוך 6 כרטיסים, ונותרו 2. כך המפיק רואה את הפעילות בכניסה בלי לפנות לכל מפעיל בנפרד.
מפת סריקה: מעקב אחר הכניסה על גבי מפת הישיבה
באירועים עם מקומות מסומנים אפשר לעקוב אחר מצב הסריקה ישירות על מפת האולם. בתצוגת Scan Chart שמוצגת כאן, מושבים ירוקים מייצגים כרטיסים שכבר נסרקו. מושבים אפורים לא נמכרו, ולכן אינם נחשבים למבקרים שעדיין צפויים להגיע.
התצוגה משלבת את מבנה האולם עם נתוני הכניסה: בדוגמה הזו נסרקו 587 מתוך 640 כרטיסים שנמכרו או הונפקו כהזמנות, ונותרו 53. המידע מסייע לתיאום עם צוות האולם. קראו על יצירת מפת ישיבה ללא עלות לשימוש במערכת.
לפני פתיחת הדלתות: רשימת בדיקה קצרה
- הקצו הרשאות Scanner, שלחו הזמנות ובדקו מראש את הגדרת האפליקציה.
- בדקו את שעת תחילת האירוע, חלון הסריקה ופרק הזמן לסריקה חוזרת.
- ייבאו כרטיסים חיצוניים ובדקו את הקודים המקוריים שלהם.
- רעננו את נתוני הכרטיסים לשימוש ללא אינטרנט סמוך לפתיחת הדלתות.
- טענו את המכשירים ובדקו את הסורקים בתנאי התאורה של המקום.
- הקצו איש צוות לטיפול בכרטיסים שדורשים בירור ובשינויים בזמן הכניסה.
אם אתם מכינים גם את המכירה, קראו את המדריך להקמת אתר למכירת כרטיסים. באירועים עם מקומות מסומנים, חברו את המכירה למפת ישיבה אינטראקטיבית.